Riftin Zakia Darajad: November 2015

MAKALAH

SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA BIDANG KEPEGAWAIAN

Dosen Pembimbing : Endang Kurniawan, S.Kom, M.M

Oleh :

1. Javier Hiroshi (4113061)

2. Riftin Zakia Darajad (4113064)

3. M. Samsul Huda (4113067)

FAKULTAS TEKNIK

UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI

DARUL ULUM JOMBANG

2015

ABSTRAK

Perkembangan suatu perusahaan atau instansi sangat ditunjang oleh perkembangan sumber daya manusia atau pegawai selaku penggerak utama dalam perusahaan. Sebagai bagian penting dari perusahaan atau instansi, maka eksekutif harus bisa mengerti dengan benar kebutuhan sumber daya manusia yang diperlukan serta harus dapat lebih mengoptimalkan informasi mengenai pemetaan sumber daya manusia yang ada pada perusahaan atu instansi.

Untuk itu maka diperlukan suatu sistem informasi yang dapat membantu pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan terkait dengan pengembangan karir pegawai. Permasalahan yang dihadapi selama ini adalah data pegawai serta data kinerja pegawai kurang terorganisasi dengan baik, sehingga informasi yang dapat diberikan kepada pihak eksekutif untuk pengambilan keputusan pengembangan karir pegawai menjadi kurang akurat. Oleh sebab itu, diperlukan sebuah sistem informasi eksekutif yang dapat membantu eksekutif dalam dalam melakukan pengambilan keputusan serta mengontrol kinerja dari tiap pegawai.

Kata Kunci : Eksekutif, Sistem Informasi Eksekutif.

KATA PENGANTAR

Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan nikmat yang di berikan-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Dalam hal ini penulis membuat makalah dengan judul “Sistem Informasi Eksekutif Kepegawaian”. Makalah ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem Informasi Eksekutif di Unipdu Jombang.

Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Bapak Endang Kurniawan, S.Kom, M.M selaku dosen mata kuliah yang telah membimbing dan membagi ilmunya kepada penulis. Tak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi penulis dan bagi semua pembaca.

Dalam penyusunan makalah ini tidak menutup kemungkinan terdapat kekurangan dalam pengerjaannnya. Untuk itu penulis mengharapakan kritik serta saran yang membangun demi perbaikan kedepannya. Akhir kata penulis berharap agar makalah ini dapat menjadi manfaat bagi kita semua.

Jombang, Oktober 2015

Penulis

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR .................................................................................... ii

DAFTAR ISI ................................................................................................... iii

DAFTAR GAMBAR....................................................................................... vi

BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………. 1

1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................... 2

1.3 Tujuan...................................................................................................... 2

1.4 Manfaat .................................................................................................. 3

1.5 Batasan Masalah...................................................................................... 3

1.6 Metodologi.............................................................................................. 3

1.7 Sistematika Penulisan ............................................................................. 4

BAB II LANDASAN TORI ………………………………………………….5

2.1 Sistem Informasi ……………………………………………………….5

2.2 Sistem Informasi Eksekutif ………………………………………...…..6

BAB III PEMBAHASAN ……………………………………………………..8

3.1 Sistem Informasi Eksekutif .................................................................... 8

3.2 Sistem Informasi Eksekutif Bidang Kepegawaian................................ 10

3.3 Keuntungan Sistem Informasi Eksekutif Kepegawaian........................ 17

3.4 Contoh Penerapan Sistem Informasi Eksekutif bidang Kepegawaian.. 22

BAB IV PENUTUP………………………………………………………….. 14

4.1 Simpulan .............................................................................................. 14

4.2 Saran .................................................................................................... 14

DAFTAR PUSTAKA .................................................................................. ..15

Daftar Gambar

Gambar 3.1 Analisis Kebutuhan……………………………………..................12

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan berkembangnya teknologi informasi, mengubah manusia dalam menyelesaikan semua perkerjaannya. Tidak hanya dalam perkerjaannya saja tetapi dalam segala aspek kehidupan manusia, seperti pada saat pencarian informasi, pengambilan keputusan, membuat penilaian dan perkiraan untuk perencanaan dan pengendalian atau analisis pribadi dilakukan dengan mengunakan komputerisasi.

Perancangan sistem informasi memungkinkan pemakai mengakses data dan informasi lingkungan berdasarkan subsistem fungsional dan menggantikan teknologi atau sistem penyimpanan data-data konvensional ke dalam bentuk data-data yang dapat disimpan dalam komputer sehingga meningkatkan efisiensi dalam pencarian data dan perawatan data. Informasi adalah data yang diolah menjadi bahan yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya.

Sumber daya manusia merupakan peran yang penting dalam perusahaan, sehingga perusahaan perlu untuk mengelola sumber daya manusia guna mendukung proses-proses motorik dalam perusahaan tersebut. Bagian kepegawaian badan yang bertugas untuk mengelola sumber daya manusia. Sistem yang terkomputerisasi akan mendukung dalam meningkatkan kinerja pegawai, dimana sistem akan memudahkan pegawai dalam proses pengoperasian dan akses data.

Sistem informasi Eksekutif pada bidang kepegawaian memberikan kemudahan bagi Manager senior dalam memantau kinerja pegawai, penyimpanan data, penginformasian serta analisa untuk mendukung keputusan.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa itu Sistem Informasi Eksekutif?

2. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian?

3. Apa manfaat penggunaan Sistem Informasi Eksekutif pada Bidang Kepegawaian?

4. Berikan contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian!

1.3 Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui apa itu Sistem Informasi Eksekutif.

2. Untuk mengetahui apa itu Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian.

Untuk mengetahui apa manfaat dari penggunaan Sitem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian..

4. Untuk mengetahui contoh dari penggunaan Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian.

1.4 Manfaat

1. Dengan adanya tugas makalah ini, dapat lebih memahami tentang apa itu Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian.

2. Dengan Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian dapat membantu eksekutif untuk mengambil keputusan dan mengontrol kegiatan para pegawai.

1.5 Batasan Masalah

Batasan masalah dalam makalah ini adalah membahas tentang apa itu Sistem Informasi Eksekutif pada bidang Kepegawaian.

1.6 Metodologi Penulisan

Metodologi yang digunakan dalam penulisan makalah Sistem Informasi Eksekutif pada Bidang Kepegawaian ini antara lain :

1.6.1. Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data menggunakan metode Studi Literatur yaitu pengumpulan data dengan cara membaca dan mempelajari data atau sumber-sumber yang berhubungan dengan masalah yang dihadapi.

1.6.2. Metode Analisis Data

Setelah data terkumpul, data dianalisis untuk dapat mempermudah menulisan makalah, dan menentukan bagian-bagian dari pembahasan.

1.7 Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan yang digunakan dalam menyusun makalah ini adalah :

1. BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan latar belakang, tujuan dan manfaat penulisan makalah ini, batasan masalah, metode yang digunakan dalam penyusunan makalah, dan sistematika penulisan makalah.

2. BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini berisi tentang penjelasan teori tentang Sistem Informasi, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Informasi Eksekutif bidang Kepegawaian.

3. BAB III : PEMBAHASAN

Membahas dan menjawab semua rumusan masalah yang ada.

4. BAB V : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dan saran.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi

Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. (O’Brian, 2012)

Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan dan menyediakan informasi yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuannya (Stair dan Reynolds, 2010).

Komponen-komponen sistem informasi adalah (Yakub, 2012):

a. Blok Masukan (Input Block), input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi. juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.

b. Blok Model (Model Block), blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data.

Blok Keluaran (Output Block), produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok Teknologi (Technology Block), blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware).

e. Blok basis Data (Database Block), Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.

2.2 Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif adalah suatu sistem yang memberikan informasi pada manager tingkat yang lebih tinggi atas kinerja suatu perusahaan. (McLeod, 2006)

Sistem Informasi Eksekutif adalah sistem informasi yang berbasis komputer yang menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh pihak eksekutif. Sistem Informasi Eksekutif memampukan pihak eksekutif dalam mengakses informasi dan laporan dengan cepat. Sistem Informasi Eksekutif sangat user friendly. Sistem Informasi Eksekutif mendukung pihak eksekutif dengan menyajikan informasi dalam bentuk grafik-grafik dan laporan-laporan yang lebih detail. Informasi eksternal diperoleh dari banyak sumber antara lain melalui majalah, internet, dan database online lainnya.

Sistem Informasi Eksklusif adalah Suatu bagian yang menyediakan informasi bagi eksekuif mengnai kinerja keseluruhan perusahaan. Disingkat dengan EIS. Mengirimkan, menganalisis, dan menyajikan informasi pada station kerja para pengambil keputusan yang memberikan gambaran jelas kepadanya mengenai standar penting serta kejadian-kejadian, sebelum terlambat menanganinya. Data khususnya gambaran pasar, informasi keuangan, dan statistik industri, dikumpulkan dari sistem pemrosesan bisnis on-line milik perusahaan dan organisasi pihak ketiga. Dalam membangun EIS para eksekutif menggunakan beberapa knsep dasar yang bertujuan memungkinkan para eksekutif dapat memantau seberapa baiknya knerja perusahaan dalam mencapai tujuannya.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF

Sistem Informasi Eksekutif adalah suatu sistem yang memberikan informasi pada manager tingkat yang lebih tinggi atas kinerja suatu perusahaan. (McLeod, 2006)

Sistem informasi eksekutif ( executive information system) EIS merupakan suatu system yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian.

Berdasarkan informasi yang akurat dan uptodate, ada beberapa alasan mengapa eksekutif menggunakan SIE, antara lain SIE dapat membantu pihak eksekutif dalam pengambilan keputusan, dapat membuat scheduling, dan dalam membuat catatan-catatan penting.

Karakteristik Sistem Informasi :

a. Drill Down : kemampuan untuk menyediakan informasi yang lebih terperinci dari yang ditayangkan pada layar monitor.

Critical Success Factor : factor yang mempengaruhi pencapaian organisasi. Antara lain narasi persoalan – persoalan narasi, bagan Utama, Laporan Keuangan, Faktor – factor kunci dan Laporan Pertanggung jawaban rinci.

c. Status Access : Laporan terakhir atas status variabel kunci dapat diakses setiap waktu.

d. Personalized Analysis : kemampuan untuk digunakan sebagai alat analisis pribadi oleh eksekutif.

e. Exception Reporting : laporan yang dibuat diluar batas kendali yang ditetapkan, dengan tujuan menghemat waktu para eksekutif untuk membaca laporan.

Keuntungan Sistem Informasi Eksekutif :

1. Kualitas Informasi:

a. Fleksibel

b. Menghasilkan informasi yang akurat

c. Menghasilkan informasi yang uptodate

d. Menghasilkan informasi yang relevan

e. Menghasilkan informasi yang lengkap

f. Menghasilkan informasi yang valid

2. User Interface:

g. User Interface yang user friendly

h. Menyediakan sekuriti dan abtasan akses pada informasi

i. Membutuhkan waktu yang cepat dalam mengakses informasi

j. Dapat diakses dari berbagai tempat

k. Meminimalkan penggunaan keyboard,mengoptimalkan penggunaan mouse

Terdapat menu help

3.2 SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA BIDANG KEPEGAWAIAN

Dari pengertian sistem informasi eksekutif di atas dapat kita ambil gambaran, bahwa sistem informasi eksekutif bidang kepegawaian adalah sistem yang memberikan informasi pada manager atas kinerja suatu pegawai, dan sistem yang dapat membantu manager dalam mengambil keputusan dan perencanaan tentang kepegawaian (kenaikan pangkat, mutasi,dll).

Sistem informasi eksekutif (EIS = Executive information system) merupakan salah satu sistem informasi yang sangat dibutuhkan untuk manajerial perusahaan saat ini. Modul sistem informasi eksekutif ini diperuntukkan bagi top- level management dalam mengontrol dan mengawasi kinerja perusahaan yang dipimpinnya secara ringkas, terintegrasi, mudah dipahami, dan dalam berbagai tingkatan rincian. Salah satu bagian perusahaan yang memegang peranan penting tersebut adalah bidang kepegawaian, dimana pengambilan keputusan yang cepat dan tepat oleh pemegang kepentingan diharapkan dapat membawa perusahaan ke tingkat performansi yang lebih tinggi (Obrien, 2006:457).

3.3 KEUNTUNGAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BIDANG KEPEGAWAIAN

a. Adanya fasilitas akses ke informasi

b. Memungkinkan pegawai untuk lebih produktif dalam melaporkan kegiatan atau tugasnya

c. Meningkatkan kualitas dalam pengambilan keputusan

d. Menghemat waktu

e. Meningkatkan kapasitas komunikasi antara pegawai dan eksekutif

f. Meningkatkan kualitas komunikasi antara pegawai dan eksekutif

g. Memberikan kontrol yang lebih baik dalam organisasi

h. Memberikan solusi pada masalah dan opportunities

i. Kemampuan untuk mengetahui penyebab permasalahan

j. Memberikan kebutuhan-kebutuhan dari pihak eksekutif.

3.4 CONTOH PENERAPAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BIDANG KEPEGAWAIAN

Salah satu contoh penerapan Sistem Informasi Eksekutif Bidang Kepegawaian adalah Sistem Informasi Eksekutif Bagian Kepegawaian di PT Pelindo II (Persero) Palembang. Dalam permasalah ini yang mendasari alasan penulis mngambil judul ini adalah karena di PT Pelindo II untuk proses pelaporan kepada manager masih menggunakan laporan langsung (lisan) sehingga belum terintegrasi dengan data yang lain, selain itu juga menyusahkan pada saat penyajian khusus atau pelaporan informasi pada manager.

Metode pengembangan sistem yang digunakan yaitu EIS lifecycle.(Lungu 2005). Metode Lifecycle sendiri terdiri dari :

a. Justifikasi

b. Perencanaan

c. Enterprise Infrastructure Evaluation

d. Project Planning

e. Bisnis Analisis

Analisis kebutuhan untuk membangun sistem informasi eksekutif di PT. Pelindo II dapat diidentifikasikan pada table berikut :

Gambar 3.1 Analisa Kebutuhan

Hasil dari sistem informasi eksekutif ini adalah halaman yang dapat ditampilkan dalam web browser, dengan beberapa sub menu antara lain Menu Halaman SDM (input data kepegawaian dan hasil laporan kegiatan). Pimpinan dapat melihat hasil laporan dari pegawai. Laporan yang ditampilkan berupa rangkuman laporan yang berbentuk grafik dan table. Grafik dan table tersebut berguna untuk manager sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.

Dalam contoh kasus di atas, Sistem Informasi Eksekutif digunakan untuk menampilkan laporan para pegawai dan hanya berupa grafik dan table. Sebenarnya, Sistem Informasi Eksekutif dapat di manfaatkan untuk hal yang lebih, contoh untuk mengambil keputusan pengangkatan pangkat, pembayaran gaji dll.

BAB IV

PENUTUP

4.1 Simpulan

Dari pembahasan diatas, dapat disimpulkan :

1. Sistem Informasi Eksekutif adalah sebuah sistem yang membantu penentuan keputusan eksekutif dalam pengambilan keputusan perusahaan maupun instansi.

2. Sistem yang memberikan informasi pada manager atas kinerja suatu pegawai, dan sistem yang dapat membantu manager dalam mengambil keputusan dan perencanaan tentang kepegawaian.

3. Sistem informasi eksekutif bidang kepegawaian sangat banyak manfaatnya dan juga kegunaannya, contohnya pengontrolan kinerja, penentuan keputusan kenaikan pangkat dari hasil kerja pegawai dll.

4.2 Saran

1. Lebih banyak informasi tentang sistem informasi eksekutif bidang kepegawaian.

2. Dari contoh dapat lebih di jelaskan lagi mengenai alur dan proses bisnis.

Daftar Pustaka

http://aiiazzsecret.blog.com/2012/12/05/sistem-informasi-eksekutif/ (1-11-2015, 13.30)

http://max21487.blogspot.co.id/2012/07/pengertian-sim-eis-ess-dan-tps.html (1-11-2015, 19.53)

Kurniawati, Nia dan Ramadhani, Romi. “ANALISIS KEBIJAKAN PENERAPAN E-GOVERNMENT MELALUI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) (SUATU STUDI PADA BIRO KEPEGAWAIAN SEKRETARIAT DAERAH PROVINSI JAWA BARAT)”. (Online). (http://jurnal.unikom.ac.id/_s/data/jurnal/v07-n02/volume-72-artikel-10.pdf/pdf/volume-72-artikel-10.pdf). Diakses pada 1-11-2015, 09:00

Lase, Bernes. (2011). “Rancang Bangun Aplikasi Sistem Informasi Eksekutif SDM (Sumber Daya Manusia) Untuk Mempercepat Pengambilan Keputusan (Studi Kasus pada PT. Telkom Jakarta Selatan)”. (Online). (http://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/5251/1/BERNES%20LASE-FST.pdf). Diakses pada 1-11-2015, 09:20

Widiastuti,Sri., Leon Andreti Abdillah., dan Kurniawan. (2014). “SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF BAGIAN KEPEGAWAIAN PADA PT. PELINDO II (PERSERO) PALEMBANG”. (Online). (http://eprints.binadarma.ac.id/2225/1/Abdillah2014_SEMNASTIK_SIE_Kepegawaian_PelindoII.pdf). 28-10-2015, 10:15

Riftin Zakia Darajad

Kamis, 26 November 2015

Makalah Sistem Informasi Eksekutif Kepegawaian PT Pelindo II